事例コンテスト 2019年 – 株式会社ゲオホールディングス

G Suite 導入以前の背景として、社内でのやり取りがメール、内線、電話しかなく、店舗 ⇔ 本部の間でスムーズなやり取りがしづらい環境でした。また、働く場所や環境が限定されていたり、情報が散らばっていて、その時に欲しい情報にたどり着くことが出来ないことも不便でした。また、シャドー IT 蔓延への対策が急務でした。
そのため会社の働き方を変革し、生産性を向上させる必要に迫られていたことがキッカケとなりました。

グループウェア選定は 3 社を比較・検討を行いました。
普段ユーザーが使い慣れて（慣れ親しんで）いるもの、費用、シンプルな管理 UI 、多言語対応という理由から、G Suite を選択しました。

弊社では全社的に利用しています。G Suite への移行は、計画的にフェーズを区切って進め、まとめられるものは G Suite を利用することにしました。また、店舗、本部 双方で困っていることを優先的に解決していきました。

今まで社内ツールは 150 種類ありましたが、それらをまとめて 80 種類まで減らしています。

店舗での指示確認の簡略化、店舗と本部の情報基盤統一、社外からのアクセスによる利便性向上などを目標としました。また、必要な情報をすぐ見つけるために G Suite を活用しました。

弊社は、業務に合わせてツールをカスタマイズしてきた歴史があります。
そのため各部署で利用するツールがバラバラとなっていました。
また、皆が何故それを用いているのかがわからない状態でもありました。
それを改善するために、全部署に対しヒアリングを行い見える化しました。
可視化された一覧を確認すると、同じ様な機能を持ったツールの存在が重複していることがわかり、それらをまとめる必要がありました。

例えば、TV会議システムですと、他社のツール、据え置き型のTV会議システム、様々な種類があり、使用用途がバラバラでしたがそれらを Google Hangouts Meet 1 本にまとめました。
掲示板機能では本部は内製のシステムを利用し、店舗は別システムを利用してましたが、それらを Google グループへまとめました。
コミュニケーションツールも、Hangouts Chat へまとめました。
この様に、継ぎはぎだらけだった既存の業務を G Suite を用いることにより、大幅にまとめることが出来ました。

今まで利用してきたものを切り替えるには不安がつきものです。ユーザーには細かくヒアリングを行い、一緒に解決できる方法や折衷案、ときには捨てる選択肢を含め何度も調整を行いました。
導入の際に、社内の情報システム部門や、店舗の運営・オペレーションを管轄する部門をメンバーとして選定をしたことで、多角的な視点で導入を進めることに成功しました。

G Suite 導入の成果として、次の4つが挙げられます。
・アドオンを利用することで、店舗での指示確認が簡略化できました。
・共有ドライブおよび Google Cloud Search を利用することで、必要な情報がすぐ見つかるようになりました。
・共有ドライブを利用することで店舗と本部の情報基盤統一ができました。
・G Suite の基本機能および BYOD（Bring Your On Device）制度の導入により、社外からのアクセスによる利便性が向上しました。
これらの4つの成果により、会社全体へ多様な働き方を可能にする基盤が作成できました。

受賞と聞き大変驚きました。また発表会ではかなり緊張してましたが、皆様のサポートもあり順調に進められたと感じています。
ユーザー会の方々をはじめ、他展示会やイベントなどで他社の方とお話をする機会があり、弊社では BYOD の導入がまだまだ進んでいないという気づきがありました。
BYOD を進めることが全ての会社にとって正しいこととは思いませんが、働き方を大きく変更していく上において一つの選択肢として参考事例になればなと思います。
社内での反応および反響ですが、一緒に導入プロジェクトを進めてきたメンバーと上長は驚いて大変喜んでくれました！

自社独自のシステムを継ぎはぎで一生懸命保守・メンテナンスしながら利用するより、スマートかつシンプルに利用しまとめることができる G Suite を選択してよかったと感じてます。
今後も様々な機能アップデートを期待しつつ、より一層の利用促進を進めたいと考えております。